Fastweb lancia FASTSafe

Fastweb lancia FASTSafe e spinge sull’innovazione e sulla sostenibilità a supporto della trasformazione digitale del tessuto imprenditoriale del Paese. FASTSafe è la soluzione che sfrutta la tecnologia blockchain e che consente di certificare i processi aziendali e conservare in digitale file e documenti aziendali a prova di contraffazione rispettando l’ambiente, sulla base della strategia “Tu sei Futuro” con la quale l’azienda intende realizzare un futuro sempre più connesso, inclusivo ed ecosostenibile per tutti attraverso il digitale.

Grazie alle caratteristiche innovative, di sostenibilità e alla semplicità d’utilizzo di FASTSafe, professionisti, piccole, medie e grandi aziende così come le pubbliche amministrazioni saranno in grado di accelerare i loro processi di digitalizzazione e conservazione della loro documentazione che potrà essere salvata in digitale con valore legale e con la garanzia di immodificabilità nel tempo. Una semplificazione amministrativa in chiave digitale che ha anche un impatto positivo sull’ambiente contribuendo sensibilmente alla riduzione delle emissioni di CO2.

In particolare, FASTSafe arricchisce il portafoglio di servizi FASTCloud di Fastweb attraverso l’integrazione della tecnologia blockchain che introduce un nuovo livello di sicurezza nella conservazione digitale dei documenti. Un’unica soluzione che garantisce l’archiviazione documentale a norma di legge nel Cloud di Fastweb, l’immutabilità dei dati e la certificazione dei processi di tracciamento.

Disponibile anche via app, FASTSafe permetterà ai clienti di dimostrare in maniera facile e veloce l’autenticità e l’immutabilità di un file, processo o dato aziendale anche a distanza di anni e di ridurre considerevolmente l’utilizzo dello spazio fisico per l’archiviazione della documentazione.

A testimonianza dell’impegno di Fastweb a favore della sostenibilità ambientale, portato avanti anche attraverso l’offerta di prodotti e servizi sempre più sostenibili grazie al digitale, l'utilizzo della funzionalità di FASTSafe consente a professionisti e imprese di evitare di emettere in atmosfera fino a 27.800 Kg di emissioni di CO2 , un dato certificato da Legambiente in virtù della collaborazione avviata da anni con Fastweb, che sale a fino a 111.200 Kg di CO2 se applicato alle aziende di grandi dimensioni, grazie all’eliminazione del consumo di carta.

Gestione elettronica e conservazione digitale

Dematerializzare e gestire in modalità elettronica effettuando la conservazione digitale dei documenti porta più efficienza e controllo, evitando ridondanze ed errori tipici della gestione manuale. L'integrazione digitale, infatti, aumenta la velocità e l'efficienza operativa nelle organizzazioni, permettendo di lavorare più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale.

A qualsiasi livello organizzativo, la dematerializzazione dei documenti e la relativa conservazione fanno risparmiare spazio, tempo e risorse. La gestione elettronica non solo consente di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle scrivanie alle stampanti e dagli archivi alle scrivanie, ma permette agli impiegati di lavorare più velocemente e più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale.

Attraverso un'automazione a valore aggiunto, che porta servizi di standardizzazione e integrazione a supporto delle attività aziendali, la digitalizzazione delle informazioni inaugura nuove opportunità di sviluppo del business: ne beneficiano le amministrazioni, ma anche i dipartimenti HR, gli uffici progetti e i reparti marketing. L'utilizzo di strumenti informatici condivisi costituisce un elemento di armonizzazione delle relazioni e degli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione. Il tutto consentendo di evitare duplicazioni, rallentamenti ed errori.

La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti sono un capitolo fondamentale dell'innovazione digitale ma è importante capire le logiche sottese a questo sviluppo.  Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici gestiti attraverso soluzioni software più o meno avanzate, mettendo così a sistema una serie di informazioni che da quel momento in poi possono essere condivise in maniera più rapida e funzionale.

Il processo si divide in tre fasi: la prima è l'acquisizione del documento attraverso la sua scansione che, attraverso software di riconoscimento ottico, trasforma l'output analogico (cartaceo) in un file digitale. La seconda fase è più prettamente gestionale: il documento, una volta reso elettronico, può essere processato attraverso un sistema di archiviazione digitale, che consente di organizzare e gestire i file in modo più efficace ed efficiente. L'ultima fase del processo è la cosiddetta conservazione sostitutiva o conservazione digitale ovvero un insieme di procedure informatiche che, nel loro insieme, attribuiscono valore legale, civile e fiscale al documento digitale, equiparandolo a tutti gli effetti a quello cartaceo.

Fondamentalmente ci sono due opzioni per dematerializzare i documenti. Il primo è farlo in modo destrutturato e statico, ovvero generando un file immagine che, come tale, non può essere elaborato dai sistemi informativi aziendali, ma può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva. Scegliendo questo approccio, le aziende dematerializzano la gestione documentale ma non sfruttano ancora tutti i vantaggi associati all'innovazione digitale.

Il secondo è farlo in modo strutturato, attraverso una digitalizzazione delle procedure che integra il documento elettronico nei processi informativi aziendali in modo più evoluto e dinamico, in modo tale che i dati siano leggibili ed elaborabili in automatico, rendendo ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni.

La dematerializzazione risolve diverse criticità del processo analogico, a partire da una dispersione dei documenti, distribuiti tra uffici e archivi, che spesso genera ridondanze e oneri di gestione. Tuttavia, solo la digitalizzazione del processo nel suo complesso può portare risparmi concreti. Nel ciclo dell'ordine, ad esempio, rivedere in digitale l'intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell'investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali".

Che si tratti di un report o della nota spese, di documentazione tecnica, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell'intero ciclo dell'ordine, oggi questo tipo di carteggi può essere tranquillamente dematerializzato e risolto in chiave totalmente digitale.

La digitalizzazione offre un altro grosso vantaggio alle aziende: la standardizzazione delle procedure. La dematerializzazione porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell'informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.

Fonte: Fastweb