Gestione elettronica e conservazione digitale

Dematerializzare e gestire in modalità elettronica effettuando la conservazione digitale dei documenti porta più efficienza e controllo, evitando ridondanze ed errori tipici della gestione manuale. L'integrazione digitale, infatti, aumenta la velocità e l'efficienza operativa nelle organizzazioni, permettendo di lavorare più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale.

A qualsiasi livello organizzativo, la dematerializzazione dei documenti e la relativa conservazione fanno risparmiare spazio, tempo e risorse. La gestione elettronica non solo consente di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle scrivanie alle stampanti e dagli archivi alle scrivanie, ma permette agli impiegati di lavorare più velocemente e più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale.

Attraverso un'automazione a valore aggiunto, che porta servizi di standardizzazione e integrazione a supporto delle attività aziendali, la digitalizzazione delle informazioni inaugura nuove opportunità di sviluppo del business: ne beneficiano le amministrazioni, ma anche i dipartimenti HR, gli uffici progetti e i reparti marketing. L'utilizzo di strumenti informatici condivisi costituisce un elemento di armonizzazione delle relazioni e degli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione. Il tutto consentendo di evitare duplicazioni, rallentamenti ed errori.

La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti sono un capitolo fondamentale dell'innovazione digitale ma è importante capire le logiche sottese a questo sviluppo.  Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici gestiti attraverso soluzioni software più o meno avanzate, mettendo così a sistema una serie di informazioni che da quel momento in poi possono essere condivise in maniera più rapida e funzionale.

Il processo si divide in tre fasi: la prima è l'acquisizione del documento attraverso la sua scansione che, attraverso software di riconoscimento ottico, trasforma l'output analogico (cartaceo) in un file digitale. La seconda fase è più prettamente gestionale: il documento, una volta reso elettronico, può essere processato attraverso un sistema di archiviazione digitale, che consente di organizzare e gestire i file in modo più efficace ed efficiente. L'ultima fase del processo è la cosiddetta conservazione sostitutiva o conservazione digitale ovvero un insieme di procedure informatiche che, nel loro insieme, attribuiscono valore legale, civile e fiscale al documento digitale, equiparandolo a tutti gli effetti a quello cartaceo.

Fondamentalmente ci sono due opzioni per dematerializzare i documenti. Il primo è farlo in modo destrutturato e statico, ovvero generando un file immagine che, come tale, non può essere elaborato dai sistemi informativi aziendali, ma può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva. Scegliendo questo approccio, le aziende dematerializzano la gestione documentale ma non sfruttano ancora tutti i vantaggi associati all'innovazione digitale.

Il secondo è farlo in modo strutturato, attraverso una digitalizzazione delle procedure che integra il documento elettronico nei processi informativi aziendali in modo più evoluto e dinamico, in modo tale che i dati siano leggibili ed elaborabili in automatico, rendendo ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni.

La dematerializzazione risolve diverse criticità del processo analogico, a partire da una dispersione dei documenti, distribuiti tra uffici e archivi, che spesso genera ridondanze e oneri di gestione. Tuttavia, solo la digitalizzazione del processo nel suo complesso può portare risparmi concreti. Nel ciclo dell'ordine, ad esempio, rivedere in digitale l'intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell'investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali".

Che si tratti di un report o della nota spese, di documentazione tecnica, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell'intero ciclo dell'ordine, oggi questo tipo di carteggi può essere tranquillamente dematerializzato e risolto in chiave totalmente digitale.

La digitalizzazione offre un altro grosso vantaggio alle aziende: la standardizzazione delle procedure. La dematerializzazione porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell'informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.

Fonte: Fastweb