Dematerializzazione dei documenti

In Italia la maggior parte dei rapporti di business è ancora basata su una gestione cartacea. Questo, nonostante l’uso sempre più pervasivo delle tecnologie digitali dentro e fuori alle organizzazioni, la diffusione di smartphone, tablet e pc portatili, l’abitudine a fruire di servizi in cloud e sistemi di comunicazione unificata. Secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, ad esempio, dei 5 milioni di aziende attive a oggi nel nostro Paese, solo 60mila sono connesse ai propri partner commerciali tramite portali B2B ed Extranet.

Solo considerando la gestione degli ordini che arrivano in azienda, infatti, le modalità di gestione sono ancora le più disparate: malgrado la praticità della posta elettronica, molti documenti vengono ancora consegnati a mano, spediti tramite fax o via posta tradizionale. Ci sono ancora clienti che preferiscono chiamare direttamente in azienda e dettare i propri ordini al telefono mentre altri utilizzano forme più evolute di messaggistica come le chat offerte dai social media, Skype e Whatsapp piuttosto che da soluzioni di file sharing come Dropbox o Google drive. Per normalizzare l’eterogeneità di questo tipo di informazioni, le aziende impiegano molto tempo e diverse risorse. Sempre e comunque è necessa-rio un processo di verifica e di registrazione associato alla procedura di inserimento dei dati che vanno messi a sistema (data entry) mentre la documentazione cartacea in ogni caso va archiviata e conservata nel tempo. 

È chiaro come questo tipo di gestione sia dispersiva, poco funzionale e decisamente costosa. Grazie all’evoluzione delle tecnologie informatiche, e a una progressiva sensibilizzazione dei legislatori rispetto ai numerosi vantaggi associati alla digitalizzazione dei documenti,le aziende stanno però accelerando l’adozione di un’innovazione che porta integrazione, velocità ed efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione.

Secondo l’ultimo rapporto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione (Giugno 2016), negli ultimi anni si è registrata una forte crescita del numero di documenti scambiati in formato elettronico: dal 2009 al 2015 sono quasi quadruplicati, superando i 110 milioni di documenti. Eppure, il grado di digitalizzazione delle imprese italiane è ancora molto limitato e raramente è il risultato di un percorso di innovazione organico e ragionato. 

Un caso emblematico è l’e-Commerce B2B che nel 2015 ha movimentato solo 10% del totale degli scambi tra le imprese, per un valore di 260 miliardi di euro contro un volume complessivo di 2.700 miliardi l’anno. La gestione documentale cartacea è un approccio che vincola le aziende a processi di archiviazione che implicano una serie di procedure manuali laboriose e soggette a un elevato numero di errori legati a sviste, ripetizioni o mancanza di campi compilati. Ogni procedura gestita in modalità cartacea richiede, inoltre, tempo ma anche spazio.

Nella mappa sottostante sono riassunti gli 8 punti chiave del processo:

 

 La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti sono un capitolo fondamentale dell’efficienza aziendale ma è importante capire le logiche sottese a questo sviluppo. Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici gestiti attraverso software o servizi più o meno avanzati, mettendo così a sistema una serie di informazioni che da quel momento in poi possono essere condivise in maniera più rapida e funzionale. 

IL PROCESSO SI DIVIDE IN TRE FASI:

1) Utilizzando un sistema di scansione, la pagina cartacea viene elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri che trasforma l’output analogico in un file digitale. 

2) Una volta reso elettronico, il documento può essere processato attraverso un sistema di gestione che consente di organizzare e usare il file in modo più efficace ed efficiente, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo attraverso piattaforme gestite (on site o nel cloud) dalle aziende o dai loro service provider.

3) Il documento elettronico può essere poi archiviato attraverso la conservazione sostitutiva, ovvero un insieme di procedure informatiche che, attraverso un particolare sistema di archiviazione ottica, attribuisce valore legale, civile e fiscale al documento digitale, il quale a tutti gli effetti è equiparato a quello cartaceo. In più, grazie alla virtualizzazione e ai servizi in cloud, la conservazione digitale può essere fruita come servizio on demand e pay-per-use, liberando le aziende da oneri e vincoli operativi, garantendo al contempo la massima sicurezza dei dati.

CI SONO DUE MODI DIVERSI PER DEMATERIALIZZARE I DOCUMENTI:

Il primo è farlo in modo DESTRUTTURATO e STATICO, ovvero generando un file immagine che, come tale, non può essere elaborato dai si-stemi informativi aziendali, ma può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva. Scegliendo questo approccio le aziende dematerializzano la gestione documentale ma non sfruttano ancora tutti i vantaggi associati all’innovazione digitale.

Il secondo è farlo in modo STRUTTURATO e DINAMICO attraverso una digitalizzazione delle procedure che integra il documento elettronico nei processi informativi in modo tale che i dati contenuti siano leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico dai sistemi aziendali. È questo approccio a rendere ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni e delle relazioni tra l’impresa e i suoi fornitori, partner, colleghi e clienti